マイクロソフトはOffice 365ブログで、中小企業向けにお客様との予約を管理するためのサービス、「Microsoft Bookings」を発表しました。以下は、そのブログ投稿を和訳したものです。

お客様との予定をスケジュールするのはとても時間がかかることです。メールで何通も往復し、留守番を入れ、リマインドを送信したりしていると、一日の時間が奪われてしまい、本来やるべき仕事ができなくなってしまいます。よりシンプルに、より効率的にあなたが、あなたの従業員が、あなたのお客様がスケジュールできるように、我々は新しいOffice 365サービス、「Microsoft Bookings」を発表しました。

お客様は直接オンラインであなたの事業のスケジュールがとれます

Bookingsは専用のウェブページを提供することで、あなたが電話に出られないときや、メールへ返信できなくてもお客様がスケジュールを予約できるようします。ウェブページは簡単に利用できます。お客様はまず利用したいサービスを選択し、事前に設定した空き状況をもとに、あなたの従業員もしくはあなたとの訪問日時を指定、連絡情報などを入力し、予定を入れることができます。

ウェブページは大きな画面でも、モバイル端末でもきれいに表示されます。お客様へのメールか、ウェブサイト、Facebookのページと、予約ページを簡単にリンクすることが可能です。

確認とリマインドにより、逃した予定を抑制

お客様が予定の時間に来なかった場合、あなたの時間とお金は無駄になってしまいます。欠席を減らすために、Bookingsはお客様が予約したあとに確認用のメールを送信し、お客様のカレンダーにも予定を追加するオプションが用意されています。それでも人々は忙しい場合もあります。お客様が出席できるように支援するため、Bookingsでリマインドメールを設定することができ、いつリマインドを送信するかも設定できます。

再スケジュールと予約のキャンセルをより簡単に

お客様は場合によってはスケジュールし直したり、予定をキャンセルする必要があります。Bookingsでは、簡単にお客様自身で変更できるようになっています。確認メールかカレンダーに登録した予定のリンクをクリックするだけで、スケジュールのウェブページへアクセスし、別の日時を指定するか、予定をキャンセルできます。予定日時の1時間前でも、1週間前の変更制限が設定でき、キャンセルを防ぐことも可能です。

どこからでも予約を監理し、顧客情報を管理できる

すべてのお客様の予約情報は、1つの予約カレンダーで確認できるようになっており、すべての予定情報が参照できます。スケジュールし直したり、キャンセルしたり、別の従業員に予約を割り当てることができます。更に、スプリットビュー機能により、お客様と対面している際や、電話しているときに、予約可能な従業員を確認しながら、すぐに新たな予約を作成できます。

Bookingsは得意先リストも提供し、お客様と連絡が取れるように支援します。お客様が予約ページから新たな予約を登録(またはご自身で予約を登録)するたびに、Bookingsは自動で得意先リストに登録します。

これらの機能はすべてウェブから管理ができ、Office 365ナビゲーションバーから、簡単にアクセスすることが可能です。オフィスにいない時間でも、数ヶ月後にはBookingsはモバイルアプリが利用可能になり、予約の管理や、お客様との連絡をタップするだけで可能になります。

自動で従業員のカレンダーへ予約を登録

予定を忘れてしまうのは、お客様だけではありません。Bookingsは自動的に新しい予約や更新情報を、あなたの従業員やあなたのカレンダーにも自動的に登録します。BookingsはOffice 365上のOutlookカレンダーとうまく連携します。Outlook.comやGoogleカレンダーを利用している場合でも問題ありません。それらのカレンダーとも連携可能です。

あなたはビジネスを拡大するために仕事をしています。我々は一緒に拡大させたいと考えています

あなたはビジネスを拡大するために仕事をし、拡大するにつれて、Bookingsもあわせて成長します。予約ページを追加したり、簡単に新たな従業員を追加することができます。複数の予約ページを作成しても、追加の費用は発生しませんし、新たな従業員に対するOffice 365のサブスクリプションも不要です。

Bookingsを利用するには

Bookingsはまず、Office 365 Business PremiumプランでFirst Releaseプログラムに参加のお客様から先行して配信され、全世界のBusiness Premiumのお客様には随時この数カ月間で配信されます。配信されると、Office 365 Business Premiumのサブスクリプションをお持ちの方は、BookingsへOffice 365のアプリランチャーからアクセスできるようになります。BookingsはOffice 365経由でビジネス用のメールアドレスと連携する必要がなく、既存のビジネスメールサービスをそのままご利用いただけます。

始めるためには、Office 365へサインインし、アプリランチャーからBookingsを起動し、「Get it now」をクリックします。現在の事業についてと予約対象となるサービスについての情報を一部提供していただく必要があります。その後、「Save and publish」ボタンをクリックすることで予約ウェブページを発行できます。これでお客様は予約が取れるようになりました。こんなに簡単なのです!

Bookingsによって、あなたの時間をビジネスを成長により多くの時間を割り当てられるようになります。予定を見過ごしたり、欠席数を削減し、常に最新の情報をどこからでも確認できます。Bookingsを使用されましたら、是非Bookingsホームページからフィードバックをお送りください。

よくある質問

Q. Bookingsはいつから利用可能ですか?

A. 現在First Releaseプログラムに参加されているOffice 365 Business Premiumのお客様を対象に配信しており、その他のBusiness Premiumプランのお客様には数ヶ月以内に配信する予定です。

Q. どの
Office 365 サブスクリプションでBookingsが利用できますか?

A. Bookings は
Office 365 Business Premiumのお客様がご利用になれます。

Q. 事業主として、私の全従業員がOffice 365サブスクリプションを保有している必要はありますか?

A. いいえ、Bookingsを設定し、管理するための Office 365 Business Premium アカウント1つで利用できます。その他の従業員の方はどのメールサービスでも利用可能です。

Q. 事務所にいない場合、どのようにして予約を管理できますか?

A. これから先数週間後には、Microsoft Bookingsのアプリを提供し、Office 365サブスクリプションを保有しているユーザーはアプリからお客様の情報や予約情報を確認できます。

Q. お客様は私の個人用カレンダーや事業用カレンダーを閲覧できますか?

A. いいえ、お客様はオンラインに公開したBookingsカレンダーのみ閲覧できます。カレンダーに表示するサービス内容や、時間、従業員を設定できます。.

Q. お客様は予約するために、Microsoft アカウントか、Office 365サブスクリプションが必要ですか?

A. いいえ、Bookingsカレンダーは、一般公開されます。お客様が予約するためには名前と、予約確認メールとリマインド送信のためのメールアドレスのみが必要です。

Q. お客様が予約するにはアプリをダウンロードする必要がありますか?

A. いいえ、お客様はウェブベースの予約ページをどのブラウザ、どのデバイスからでもアクセスできます。新たにリリースされるBookingsモバイルアプリは、事業主が、Bookingsカレンダーを管理する用途のみに必要です。

情報元: https://blogs.office.com/2016/07/20/bring-in-business-247-with-microsoft-bookings/